Lorsqu’on est propriétaire d’un magasin qu’il s’agisse d’un commerce de proximité alimentaire ou encore d’une enseigne de prêt-à-porter, la question de l’encaissement est évidemment cruciale. Dans ce cadre, un outil s’impose : la caisse enregistreuse. Cette dernière a effectivement conquis les commerces de tous types en raison de son aspect très pratique, mais aussi suite aux dernières modifications de la réglementation concernant les commerces soumis à la TVA.
Facile à utiliser, rapide pour effectuer les encaissements, mais constituant également un excellent assistant de gestion, la caisse enregistreuse ne manque pas d’atouts. Comment la choisir ? Comment utiliser sa caisse magasin ? Quels accessoires acquérir pour un usage d’autant plus aisé ?
La législation encadrant l’encaissement
Depuis quelques années, pour limiter les pertes liées aux fraudes à la TVA, le législateur a conçu une nouvelle réglementation encadrant les encaissements des commerces soumis à cette taxe. Ainsi depuis le 1er janvier 2018 suite à la loi de finances de 2015, les commerces et magasins soumis à la TVA se doivent d’être équipés d’un système d’encaissement ou d’un logiciel de caisse magasin répondant à plusieurs critères. Ce dispositif doit garantir l’inaltérabilité des données d’encaissement enregistrées pour garantir aux autorités en charge du contrôle que les données transmises sont bien conformes au réel.
De même, le système de caisse doit permettre de conserver et d’archiver toutes les données enregistrées toujours pour répondre aux exigences des autorités fiscales en cas de contrôle, mais aussi afin de pouvoir être utilisées dans le cadre d’un audit par exemple. Enfin, les données enregistrées doivent impérativement être sécurisées. Afin de s’assurer d’être en conformité avec toutes ces dispositions, investir dans une caisse enregistreuse certifiée pour son magasin est idéal, le certificat étant fourni par le vendeur du système et représentant une preuve de bonne foi en soi en cas de contrôle.
Les avantages de la caisse enregistreuse dans un magasin
Si la caisse enregistreuse n’est pas en soi une obligation et que d’autres systèmes peuvent être adoptés, ce dispositif n’en comporte pas moins des avantages qui font clairement pencher la balance en sa faveur. En effet, les fabricants ont conçu de multiples modèles de caisses enregistreuses différentes afin de répondre au plus près aux besoins particuliers de chaque magasin. De plus, la caisse magasin est le plus souvent entièrement et facilement configurable par l’utilisateur, celui-ci peut ainsi changer les menus de la caisse enregistreuse pour un usage plus aisé, mais aussi pour ajouter ou supprimer des produits, en modifier les prix, etc.
La caisse enregistreuse est le plus souvent tactile et très intuitive, elle peut être prise en main très rapidement par les employés qui n’ont guère besoin d’un temps de formation long et fastidieux avant de pouvoir en faire usage. Par ailleurs, de multiples fonctions ont été développées pour faciliter la gestion du commerce. Les magasins peuvent ainsi bénéficier d’un module de gestion de stocks permettant de réactualiser ces derniers en permanence, limitant ainsi le temps perdu en inventaire et facilitant l’anticipation des commandes à passer. Enfin, l’enregistrement de toutes les données d’encaissements peut donner lieu à une analyse afin de réadapter le planning des employés en fonction de l’affluence ou de modifier la politique commerciale du magasin pour gagner en rentabilité.
Quels accessoires adopter avec sa caisse enregistreuse ?
Au-delà des fonctionnalités intéressantes de la caisse magasin, de nombreux accessoires peuvent y être connectés pour plus d’efficacité. Les tiroirs-caisses et les terminaux de paiements électroniques sont bien entendu des classiques dans le domaine, mais d’autres équipements peuvent également être appréciables. Les magasins alimentaires peuvent ainsi installer une balance connectée pour réaliser les pesées directement à la caisse, mais il est aussi possible d’adopter une poignée facilitant la lecture du code-barre, cette dernière trouve toute son utilité lorsque le magasin commercialise des articles encombrants dont le code-barre peut être difficilement accessible. Bien d’autres accessoires sont dorénavant disponibles chez les fabricants qui rivalisent d’inventivité pour faciliter la vie des commerçants au quotidien.
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