La méthodologie pour faire un rétroplanning efficace

La méthodologie pour faire un rétroplanning efficace

Utiliser une bonne approche pour la gestion de projet garantit la qualité du livrable et une livraison à temps. Le chef de projet, ainsi que son équipe, ont besoin d’un dispositif efficace pour planifier le projet. Les outils de gestion de projet fonctionnent souvent en adoptant un planning classique, mais le rétroplanning agit autrement en partant de la fin du projet pour remonter au début du projet. Il s’agit d’un planning inversé que beaucoup utilisent actuellement pour mener à bien leur projet.

En quoi consiste un rétroplanning efficace ?

Un rétroplanning est, comme son nom l’indique, une méthode de gestion de projet dont le principe est de partir de la fin du projet pour remonter vers le début. C’est un échéancier qui se base sur un compte à rebours pour un bon suivi du projet. Le rétroplanning fonctionne en considérant le deadline afin de préparer un plan d’action et choisir des étapes intermédiaires.

Le rétroplanning est une technique adaptée à des projets dont on connaît la date butoir et qui sont soumis à des contraintes de délai. Le rétroplanning est aussi appelé planification inversée ou planification à rebours à cause de son fonctionnement dans l’autre sens.

Quelle est la démarche pour créer un rétroplanning ?

Le rétroplanning est une technique plutôt délicate qu’il faut savoir maîtriser. Certes, cette approche utilise les mêmes éléments que le planning classique, mais la démarche est tout autrement.

Commencer par le livrable

Le rétroplanning part toujours de la fin du projet, c’est-à-dire de l’achèvement du livrable. Il faut donc déterminer l’objectif final en s’assurant que ces derniers soient bien clairs et réaliste. Pour ce faire, il est important de se référer au SMART en essayant de trouver les réponses aux critères suivants :

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Atteignable
  • Réaliste
  • Temporellement défini.

Découper les tâches ainsi que les sous-tâches

On remonte ensuite aux étapes précédentes en les définissant une à une. Il s’agit des activités à réaliser qui permettent d’atteindre les objectifs déjà définis. Ces étapes seront ensuite divisées en tâches successives. Ce sont des étapes intermédiaires à accomplir tout au long de la réalisation du projet. C’est aussi dans cette étape que les délais d’accomplissement pour chaque tâche seront définis.

Choisir les responsables de chaque tâche

Chaque tâche aura des responsables dont le rôle est de la réaliser à temps et avec la qualité requise. Il est à noter qu’une personne peut être responsable de plusieurs tâches ou de plusieurs sous-tâches. La liste des responsables inclut la ou les personnes qui vont travailler dessus ou seulement le responsable qui sera à la tête d’une équipe. Ainsi, il faut connaître les spécificités de chaque collaborateur.

Définir les ressources

Chaque étape, avec les tâches qui y sont incluses, a maintenant un responsable. Pour qu’elle soit accomplie dans les règles de l’art, il faut déterminer les ressources qui garantissent sa réussite. Il peut s’agir des ressources financières, des ressources matérielles et des ressources humaines. Il serait mieux de définir les ressources en fonction du délai qui sera nécessaire à l’étape et de l’envergure de la mission.

Etablir le chemin critique

Le chemin critique permet de déterminer les tâches critiques du projet. Cela est possible quand on a toutes les informations bien détaillées concernant le projet. Il est à noter qu’un projet plutôt complexe ou d’une certaine envergure peut avoir plusieurs chemins critique tandis qu’un projet simple n’en aura qu’un seul.

Disposer les tâches avec le diagramme de PERT

La liste des tâches est prête, le temps pour les réaliser est défini, il faut ensuite les disposer par ordre chronologique sur un support. Le diagramme de PERT est l’outil idéal pour classer les tâches interdépendantes et les réseauter ensuite. Quand les tâches sont recensées et bien placées dans le diagramme de PERT, on doit faire usage du diagramme de Gantt pour concevoir le rétroplanning.

Organiser le rétroplanning à l’aide du diagramme de Gantt

C’est avec le diagramme de Gantt que l’organisation du déroulement du projet se fera. Il suffit de reprendre les tâches déjà listées avec le diagramme de PERT et de les intégrer dans le diagramme de Gantt en nommant le responsable et en indiquant la date de début et la date de fin de chaque tâche. Pour être plus clair, on préconise l’utilisation de codes couleurs.

Quels outils utiliser pour un rétroplanning ?

La création et le suivi du rétroplanning sont optimisés grâce à l’utilisation d’outils. Plusieurs outils, notamment des logiciels, sont donc accessibles pour mettre en œuvre le rétroplanning.

Des logiciels de tableurs

Ce sont des outils qui automatisent l’enregistrement et le traitement des données. Ces outils permettent de procéder à des modifications des plans de travail au fur et à mesure.

Des logiciels de gestion de projet

Il s’agit de logiciels essentiellement utiles à la réalisation et au suivi du projet. Les logiciels de gestion de projet disposent de plusieurs fonctionnalités dont les principales sont le partage de données et fichiers ainsi que le calendrier, le travail collaboratif, la production de rapports…

Des logiciels de diagramme de Gantt

Les logiciels de diagramme de Gantt sont surtout utiles pour faciliter la création et l’utilisation du diagramme de Gantt. Ces outils sont conçus pour mettre en évidence et établir par la suite la dépendance des tâches et la gestion des ressources.

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