Bon nombre de métiers obligent le salarié à partir en voyage d’affaires. C’est le cas des ouvriers exerçant dans le secteur du BTP. Il en est de même pour les transporteurs routiers. Les commerciaux aussi exercent sur terrain, tout comme les livreurs ou les facteurs. Les techniciens ont également de fortes chances d’intervenir loin, hors de leurs locaux de service. Des droits et obligations encadrent tous ces types de travailleurs. L’employeur a également ses droits et ses devoirs voire ses obligations.
Les indemnisations
L’employeur doit rembourser les frais de transport et le repas du salarié en voyage d’affaires. Vous êtes l’employé qui prépare le vôtre ? Prendre les mesures nécessaires pour faciliter vos déplacements dans votre ville de destination est du droit de votre employeur. Vous devez vous rendre à Lyon ? Il peut très bien réserver un VTC privé pour votre déplacement professionnel. Il n’y est pas obligé, mais il peut le faire.
Les frais d’hébergement sont également à la charge de l’employeur. Cependant, les indemnités ont des limites. Il est obligatoire d’informer l’employé à ce propos pour qu’il prenne les mesures nécessaires pour son bien-être.
Déplacement professionnel et contrat de travail
Pour un demandeur d’emploi, mentionner un déplacement professionnel dans le contrat de travail n’est pas obligatoire. Supposons que les termes de références n’évoquent aucune nécessité de voyager. L’employé n’a pas le droit de l’exiger. Il n’a pas non plus le droit de refuser un déplacement professionnel, en disant que ce n’est pas mentionné dans le contrat.
Si le poste nécessite des voyages d’affaires, il doit être précisé dans le contrat jusqu’où le postulant pourra se rendre. Si la destination est lointaine, le sujet doit être discuté dans l’entretien d’embauche. Il est en effet du droit du travailleur de refuser un déplacement inopiné sans attestation dérogatoire de déplacement.
La supervision de la mission lors d’un voyage d’affaires
Pour certains métiers, le contrôle du travail du salarié en voyage d’affaires est possible, pour d’autres, non. Si l’on considère le cas d’un visiteur médical, il existe une jurisprudence qui décrète l’opposition au contrôle de la mission. C’est également le cas pour le commercial. En revanche, le transporteur routier, bien qu’il ne fasse pas un rapport de voyage par écrit, il doit être supervisé. Des outils sont conçus à ces fins. Citons par exemple le GPS. Il y a également le chronotachygraphe qui enregistre la durée de conduite du salarié. Les plus performants de ces outils permettent d’établir les détails de la mission du conducteur.
Un voyage d’affaires consiste à se rendre, pour raisons professionnelles :
– soit dans une autre ville du territoire national, mais dans la même région
– soit dans un tout autre pays.
L’objet d’un tel déplacement peut être :
– l’accomplissement de travaux sur chantier
– la participation à un événement commercial
– un congrès, un colloque ou un séminaire
– la visite d’un client ou d’un fournisseur
– une réunion professionnelle
– autres.
Ces déplacements s’avèrent indispensables lorsqu’ils apportent de la valeur ajoutée à la société. Les bénéfices peuvent être à court terme, à moyen terme ou à long terme.
Bien gérer son déplacement professionnel pour une expérience fluide et réussie
Les déplacements professionnels font partie intégrante de la vie de nombreux travailleurs. Qu’il s’agisse d’une courte réunion dans une ville voisine ou d’un voyage d’affaires à l’étranger, une bonne organisation est essentielle pour garantir un déroulement fluide et efficace du déplacement. Ce guide complet vous accompagnera dans toutes les étapes de la gestion de vos déplacements professionnels, en vous fournissant des conseils pratiques, des astuces et des ressources utiles pour optimiser vos déplacements et en faire une expérience positive.
Planification et préparation
Définir les objectifs du déplacement: Avant de vous lancer dans l’organisation, prenez le temps de clarifier les objectifs de votre déplacement professionnel. Cela vous aidera à choisir le mode de transport le plus adapté, à réserver l’hébergement adéquat et à planifier votre agenda en conséquence.
Choisir le mode de transport: En fonction de la destination, de la durée du séjour et de votre budget, optez pour le moyen de transport le plus pratique et économique. Avion, train, voiture ou covoiturage, chaque option présente ses avantages et ses inconvénients.
Réserver l’hébergement: Anticipez la réservation de votre hébergement, surtout si vous voyagez en haute saison ou dans une destination populaire. Privilégiez les hôtels situés à proximité de votre lieu de travail ou de rendez-vous pour optimiser vos déplacements.
Planifier l’agenda: Établissez un programme détaillé de votre déplacement, en incluant les horaires de transport, les réunions, les rendez-vous et les éventuelles activités prévues. N’oubliez pas de prévoir du temps libre pour vous détendre et vous reposer.
Préparer les documents nécessaires: Assurez-vous d’avoir en votre possession tous les documents nécessaires pour votre voyage, tels que votre billet de transport, votre confirmation de réservation d’hôtel, votre passeport (si nécessaire), votre visa (si nécessaire) et votre carte d’assurance professionnelle.
Informer votre employeur et vos collègues: Communiquez votre programme de déplacement à votre employeur et à vos collègues concernés. Cela permettra de s’organiser en votre absence et de vous contacter en cas d’urgence.
Pendant le déplacement
Gérer les imprévus: Soyez prêt à faire face aux imprévus, tels que des retards de vol, des annulations d’hôtel ou des changements de programme. Gardez votre calme, adaptez-vous à la situation et recherchez des solutions alternatives.
Respecter les cultures locales: Lorsque vous voyagez à l’étranger, prenez le temps de vous familiariser avec les coutumes et les traditions locales. Adoptez un comportement respectueux et adaptez votre comportement en fonction du contexte culturel.
Profiter de l’expérience: N’oubliez pas de profiter de votre déplacement professionnel pour découvrir la ville ou la région que vous visitez. Visitez des sites touristiques, goûtez à la gastronomie locale et échangez avec la population locale.
Après le déplacement
Rédiger un compte rendu de mission: À votre retour, rédigez un compte rendu de mission détaillé pour votre employeur. Ce document doit résumer les objectifs du déplacement, les résultats obtenus, les dépenses engagées et les leçons apprises.
Archiver les documents: Conservez précieusement tous les documents liés à votre déplacement, tels que les factures, les billets de transport et les justificatifs de dépenses. Ces documents peuvent être utiles pour votre comptabilité et pour d’éventuelles demandes de remboursement.
Partager votre expérience: Si vous le souhaitez, partagez votre expérience de déplacement professionnel avec vos collègues. Cela peut être l’occasion de diffuser des informations utiles et de susciter l’intérêt pour d’autres missions à l’avenir.
En conclusion, bien gérer ses déplacements professionnels nécessite une planification rigoureuse, une adaptation aux imprévus et un sens de l’organisation. En suivant les conseils et astuces de ce guide, vous transformerez vos déplacements professionnels en expériences réussies et enrichissantes, tant sur le plan personnel que professionnel.
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