Qu’il s’agisse d’organiser une petite réunion ou d’orchestrer une grande conférence, la planification d’événements est une tâche colossale. Chaque événement, qu’il soit simple ou complexe, nécessite une planification et une organisation minutieuses. De l’établissement d’un budget précis à la promotion de votre événement, vous devez commencer à prendre en compte un certain nombre d’éléments dès le début pour rendre le processus aussi simple que possible. Bien qu’il n’y ait pas deux événements identiques et que chaque événement ait des objectifs, des budgets et des publics différents; vous pouvez suivre plusieurs étapes pour lancer le processus de planification, rester sur la bonne voie et maximiser le succès de votre événement. Une agence organisation éventements peut vous aider dans la planification d’évènement.
Définir les buts et les objectifs
Avant de vous lancer directement dans la logistique comme le lieu ou les conférenciers, vous devriez passer du temps à identifier le but et la raison de la planification de cet événement. Vous devez répondre à cette question : Quel est le but ultime de cet événement ?
C’est la raison pour laquelle cela vous a incité à planifier un événement en premier lieu. Cherchez-vous à :
Générer de nouvelles ventes ? Soutenir un lancement de produit ? Augmenter la notoriété de la marque ? Ou peut-être avez-vous une combinaison de plusieurs objectifs ? Déterminez ce que vous cherchez à accomplir et comment cet événement vous aidera à y parvenir. Ensuite, quels sont les objectifs ? Lors de la planification de tout événement, vous devez identifier un ensemble d’objectifs qui soutiendront votre but ultime. Voici quelques exemples d’objectifs qu’une agence organisation éventements.
Augmenter l’inscription de 10 % par rapport au dernier événement
Augmenter les revenus de 25 % par rapport au dernier événement
Augmenter les mentions/suivis/reposts sur les réseaux sociaux pendant l’événement
Avec vos buts et objectifs en place, vous pouvez créer une portée préliminaire de l’événement. Votre champ d’application doit fournir des détails clés et indiquer comment vous atteindrez les objectifs que vous avez définis. Bien qu’ils ne soient pas gravés dans le marbre, vous devez présenter les détails préliminaires de l’événement, notamment : Rendez-vous. Votre calendrier pour l’événement, c’est-à-dire dans 9 mois.
La définition de vos objectifs et de la portée préliminaire de votre projet vous permet de cadrer votre événement et d’obtenir l’adhésion de la direction. Si votre organisation est déjà impliquée dans l’événement, vos objectifs et votre portée vous aideront à passer aux prochaines étapes de la planification.
Établissez un budget pour l’événement
La création d’un budget est une première étape essentielle de la planification d’événements qui aide à clarifier d’autres aspects de votre plan. De plus, établir un budget permet d’éviter les mauvaises surprises (comme manquer d’argent pour la décoration, etc.). Vous aurez plus de succès si vous planifiez l’intégralité de votre budget à l’avance, continuez à mettre à jour au fur et à mesure que vous finalisez les variables et restez très proche du processus. En fonction de votre budget de haut niveau et de l’étendue initiale des besoins. Vous devriez commencer à cartographier les coûts de vos éléments de campagne pour comprendre comment votre budget sera réparti entre vos besoins.
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