10 petites choses que vous pouvez faire pour gagner du temps au bureau

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Vous cherchez à gagner du temps au bureau sans avoir à refaire complètement votre emploi du temps ou votre calendrier . Voici 10 choses que vous pouvez faire pour réduire les minutes de votre routine de travail habituelle. Pour rappel, vous pouvez profiter d’un webinaire gratuit qui vous expliquera comment gagner du temps efficacement, au travail mais pas que !

Créez un modèle de document.

Vérifiez votre agenda et vos courriels du dernier mois pour trouver des conseils sur les documents que vous utilisez le plus souvent, puis créez un ensemble de modèles pour ces éléments. Les idées de départ comprennent : demandes et confirmations par courriel, propositions, formulaires de contact, contrats, ordres du jour, présentations, ordres du jour et rapports financiers.

Configurez des dossiers et des filtres dans votre boîte de réception.

Automatisez le processus de tri des e-mails en configurant différents dossiers et filtres dans votre programme de messagerie. Vous pouvez faire filtrer vos courriels par des personnes (clients, superviseurs, collègues et fournisseurs), des projets de travail (tâches administratives, travail interne, travail du client et recherche) ou des abonnements par courriel, puis les envoyer au bon dossier.

Préparer des mini ordres du jour pour les réunions informelles.

Tirez le meilleur parti de vos réunions informelles avec des superviseurs ou des collègues avec un mini agenda. Il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un document officiel, il suffit d’énumérer les différents points, tâches, questions et préoccupations dont vous voulez discuter avant votre réunion. Non seulement vous aurez un guide pratique pour vos réunions, mais vous aurez aussi un registre des projets, des tâches et des sujets discutés.

Abandonnez les onglets de dossier.

Fatigué de perdre votre temps à tripoter toutes ces petites languettes en plastique qui viennent avec des dossiers suspendus ? Abandonnez ces tout petits onglets et étiquetez simplement les dossiers de manille eux-mêmes. Facilitez l’identification des dossiers d’un seul coup d’œil en utilisant des chemises et/ou des dossiers suspendus de différentes couleurs de manille. Par exemple, vous pouvez utiliser des dossiers verts pour les documents comptables, des dossiers rouges pour les projets en cours, etc.

Épargnez-vous quelques clics.

Tirez-vous le meilleur parti de vos appareils de travail ? Prenez quelques instants pour configurer la fonction de numérotation abrégée sur votre téléphone professionnel ou cellulaire pour les numéros composés fréquemment et configurez des signets sur votre navigateur Internet ou utilisez un service de signets pour les sites visités régulièrement. De même, si vous utilisez régulièrement une application ou un programme informatique, apprenez quelques raccourcis clavier pour vous aider à gagner du temps au travail.

Établissez une liste de contrôle des processus ou des tâches.

Rationalisez les processus ou les tâches de routine en créant une liste de contrôle des éléments essentiels. Cela peut être particulièrement utile pour les éléments que vous faites tous les deux mois environ, comme l’exécution de rapports, la sauvegarde de fichiers ou la mise à jour d’éléments sur un site Web ou un serveur. Créez des notes et des instructions détaillées sur les différentes tâches que vous devez accomplir pour votre projet.

Gardez les produits de nettoyage à portée de la main.

Arrêtez de perdre votre temps à grimper sur toutes ces fournitures de bureau dans l’arrière-salle juste pour obtenir un chiffon à poussière. Prévoyez un espace dans un tiroir, une armoire ou une étagère de bureau à proximité et stockez-le avec des fournitures de nettoyage de bureau. Mélangez et assortissez les produits suivants et, bien sûr, n’hésitez pas à ajouter vos fournitures au besoin : chiffon à poussière, chiffon à poussière, chiffon à poussière, chiffon à peluches, chiffon et nettoyant pour écran d’ordinateur, chiffon et/ou gel désinfectant, rouleau de serviettes en papier et nettoyant à vitres.

Planifiez à l’avance les commandes de repas en ligne.

Commandez-vous régulièrement des déjeuners au travail ? Certains restaurants et cafés ont des systèmes de commande en ligne qui vous permettent de placer et de programmer des commandes de repas entre quelques jours et quelques semaines à l’avance. Vérifiez vos endroits préférés de déjeuner pour voir s’ils offrent ce service et s’épargnent l’ennui de passer des commandes quotidiennes.

Réglez une minuterie.

Maintenez les réunions de travail sur la bonne voie en réglant et en suivant une minuterie. Vous saurez exactement combien de temps vous avez passé à travailler et combien de temps il vous reste à consacrer à chacune de vos réunions. Vous pouvez également envisager de régler un minuteur pour différentes tâches pendant que vous travaillez afin de mieux suivre votre propre temps.

Rangez le matériel d’urgence dans un tiroir.

Soyez prêt à faire face à des situations d’urgence à tout moment. Dégagez de l’espace dans un tiroir de bureau à proximité et rassemblez une petite trousse de matériel d’urgence comprenant, sans toutefois s’y limiter : une lampe de poche, un bâton lumineux, une petite trousse de premiers soins, des médicaments de secours, un parapluie, une petite radio, des piles de rechange, des barres énergétiques ou granola et des bouteilles d’eau.

Plus d’astuces et infos sur www.gagne-temps.com

Quelle petite action allez-vous essayer pour gagner quelques minutes au travail ? Laissez un commentaire ci-dessous.

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